Phishing-Mails wollen Zugangsdaten stehlen oder Schadsoftware einschleusen. Typische Warnzeichen sind Zeitdruck, ungewöhnliche Absenderadressen, Links, die woandershin führen als angezeigt, und Anhänge, die niemand erwartet. Die beste Abwehr ist eine Kombination aus geschultem Team, Zwei-Faktor-Anmeldung und klaren Regeln für Zahlungen.
Typische Phishing-Maschen
- gefälschte Rechnungen oder Mahnungen mit Anhang
- angebliche Paketzustellung mit Link zur „Sendungsverfolgung“
- Nachrichten im Namen der Geschäftsführung mit dringender Zahlungsbitte
- „Ihr Konto wird gesperrt“ – mit Link zur falschen Anmeldeseite
- geteilte Dokumente, die nach dem Passwort fragen
Die Warnzeichen
- Druck: „sofort“, „letzte Mahnung“, „heute noch“
- Absender: Die Adresse passt nicht genau zur Firma.
- Links: Mit der Maus darüberfahren zeigt eine andere Adresse.
- Anhänge: unerwartete Dateien, besonders Archive oder Office-Dateien mit Makros
- Anrede und Sprache: allgemein, holprig oder ungewohnt
- Ungewöhnliche Bitte: Zahlung auf neues Konto, Geschenkkarten, Zugangsdaten
KI macht Phishing besser
Mit KI werden gefälschte Mails sprachlich fehlerfrei und persönlicher. Deshalb reichen Rechtschreibfehler als Warnzeichen nicht mehr. Wichtiger sind Prozesse: Zahlungen auf neue Konten nur nach Rückruf über eine bekannte Nummer.
So schulst du dein Team
- kurze, regelmäßige Hinweise statt einmaliger Schulung
- echte Beispiele zeigen
- eine einfache Meldeadresse für verdächtige Mails
- niemanden für Fehler beschämen – schnelles Melden ist wichtiger
Wenn doch jemand geklickt hat
- Passwort sofort ändern und Sitzungen abmelden.
- Gerät bei Verdacht auf Schadsoftware vom Netz trennen.
- IT-Dienstleister informieren.
- Prüfen, ob personenbezogene Daten betroffen sind – dann gelten Meldepflichten nach DSGVO.
Mehr Schutzmaßnahmen in IT-Sicherheit für kleine Unternehmen.
Quellen und weiterführende Links
Stand: 18. Oktober 2026. Gesetze, Förderbedingungen und Plattformregeln ändern sich – maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung der verlinkten Stelle.
Häufige Fragen
Schützt ein Spamfilter nicht ausreichend?
Er fängt viel ab, aber nicht alles. Gezielte Mails an einzelne Personen kommen oft durch – deshalb braucht es auch geschulte Menschen.
Hilft die Zwei-Faktor-Anmeldung gegen Phishing?
Sie verhindert, dass ein gestohlenes Passwort allein reicht. Besonders wirksam sind Passkeys und Sicherheitsschlüssel.