Die GoBD sind Grundsätze der Finanzverwaltung für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung und Unveränderbarkeit. Für Unternehmen heißt das: geeignete Software, klare Abläufe und eine Verfahrensdokumentation.
Was die GoBD sind
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die gesetzlichen Pflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch für die digitale Welt konkretisiert.
Die Grundsätze
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Vorgang lässt sich vom Beleg bis zur Buchung verfolgen.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst.
- Richtigkeit: Buchungen entsprechen den Tatsachen.
- Zeitgerechtheit: Vorgänge werden zeitnah erfasst.
- Ordnung: Unterlagen sind systematisch abgelegt und auffindbar.
- Unveränderbarkeit: Änderungen bleiben erkennbar, nichts verschwindet spurlos.
Aufbewahrung
Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare werden zehn Jahre aufbewahrt, Buchungsbelege seit 2025 grundsätzlich acht Jahre. Digitale Unterlagen müssen im Ursprungsformat und maschinell auswertbar bleiben – eine E-Rechnung also als XML, nicht nur als Ausdruck.
Die Verfahrensdokumentation
Sie beschreibt, wie Belege bei dir ankommen, erfasst, verarbeitet und archiviert werden – und welche Software dabei eingesetzt wird. Sie muss nicht lang sein, aber zu deinen tatsächlichen Abläufen passen.
Was Software leisten sollte
- Festschreibung von Buchungen
- Protokollierung von Änderungen
- revisionssichere Archivierung
- Export für die Betriebsprüfung
- Rechte- und Rollenkonzept
Unser eigenes ERP setzt das etwa mit Festschreibung und täglicher Sicherung um – siehe Erfolgreiche Projekte. Wie du Abläufe automatisierst: Buchhaltung automatisieren.
Dieser Beitrag gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung.
Quellen und weiterführende Links
Stand: 18. Oktober 2026. Gesetze, Förderbedingungen und Plattformregeln ändern sich – maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung der verlinkten Stelle.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für kleine Unternehmen?
Ja. Die Grundsätze gelten für alle Steuerpflichtigen mit Aufzeichnungspflichten – unabhängig von der Größe. Der Aufwand ist für kleine Unternehmen aber entsprechend geringer.
Darf ich Excel für die Buchhaltung nutzen?
Excel erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit nicht ohne Weiteres. Für die Buchführung ist geeignete Buchhaltungssoftware die sicherere Wahl.