Die eIDAS-Verordnung der EU kennt drei Stufen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Für die meisten Geschäftsverträge ohne Formvorschrift reicht eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur die Unterschrift – und manche Erklärungen wie Kündigungen von Arbeitsverhältnissen gehen gar nicht elektronisch.
Die drei Stufen
| Stufe | Beispiel | Beweiskraft |
|---|---|---|
| Einfach | eingescannte Unterschrift, Name unter E-Mail | gering |
| Fortgeschritten | Signatur über Plattform mit Identitätsbindung | mittel |
| Qualifiziert | mit geprüfter Identität und qualifiziertem Zertifikat | entspricht der Schriftform |
Wann reicht welche Stufe?
- Keine Formvorschrift: Die meisten B2B-Verträge, Angebote und Aufträge sind formfrei – hier reicht oft eine einfache oder fortgeschrittene Signatur.
- Gesetzliche Schriftform: Nach § 126a BGB kann sie durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, sofern das Gesetz das nicht ausschließt.
- Ausgeschlossen: Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses muss schriftlich auf Papier erfolgen (§ 623 BGB), ebenso etwa die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 TzBfG).
- Notarielle Beurkundung: etwa bei GmbH-Gründung oder Grundstückskauf – dafür gibt es eigene notarielle Online-Verfahren, aber keine einfache E-Signatur.
Die Vorteile
- Verträge in Minuten statt Tagen
- kein Drucken, Scannen, Versenden
- nachvollziehbarer Prozess mit Protokoll
- Integration in CRM oder Angebotsprozess
Worauf du achten solltest
- Anbieter mit Sitz und Datenverarbeitung in der EU
- passende Signaturstufe für den jeweiligen Vertrag
- revisionssichere Ablage der signierten Dokumente
- Prozess für Identitätsprüfung bei wichtigen Verträgen
Im Angebotsprozess
Viele Angebote lassen sich direkt digital annehmen – das beschleunigt den Abschluss deutlich. Wie gute Angebote aussehen: Das perfekte Angebot schreiben.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen und weiterführende Links
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – eIDAS, EUR-Lex
- § 126a BGB – Elektronische Form
- § 623 BGB – Schriftform der Kündigung
- § 14 TzBfG – Zulässigkeit der Befristung
Stand: 18. Oktober 2026. Gesetze, Förderbedingungen und Plattformregeln ändern sich – maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung der verlinkten Stelle.
Häufige Fragen
Ist ein per E-Mail bestätigter Auftrag gültig?
Bei formfreien Verträgen grundsätzlich ja. Für den Beweis im Streitfall sind fortgeschrittene Signaturen oder klare Bestätigungsprozesse aber hilfreich.
Brauche ich für die qualifizierte Signatur besondere Hardware?
Nicht unbedingt. Viele Anbieter bieten Fernsignaturen mit vorheriger Identitätsprüfung, etwa per Video oder Ausweis-App.