Bevor der erste Mitarbeiter startet, brauchst du eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit, die Anmeldung bei Krankenkasse und Berufsgenossenschaft und einen Arbeitsvertrag mit den Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz. Danach laufen monatlich Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung und Sozialversicherungsmeldungen. Viele Gründer übergeben die Lohnabrechnung an die Steuerberatung.
Vor dem ersten Arbeitstag
- Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit beantragen
- Berufsgenossenschaft: Unternehmen anmelden, gesetzliche Unfallversicherung ist Pflicht
- Arbeitsvertrag mit den wesentlichen Bedingungen nach dem Nachweisgesetz
- Daten des Mitarbeiters: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung
- Anmeldung bei der Krankenkasse über die Lohnabrechnung, spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung
Der Arbeitsvertrag
Das Nachweisgesetz verlangt unter anderem Angaben zu Beginn, Tätigkeit, Arbeitsort, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und Kündigungsfristen. Befristungen müssen schriftlich vereinbart werden.
Mindestlohn
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 € pro Stunde. Er gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, auch für Minijobs – siehe Minijob anmelden.
Monatliche Pflichten
- Lohnabrechnung erstellen
- Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt
- Beitragsnachweise an die Krankenkassen
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Aufbewahrung der Lohnunterlagen
Arbeitszeit erfassen
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Eine einfache digitale Zeiterfassung erleichtert das.
Weitere Punkte
- Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung
- Datenschutz für Beschäftigtendaten
- Einarbeitung und klare Zuständigkeiten
Wer selbst Lohnabrechnungen erstellen will, braucht passende Software – unser eigenes ERP enthält zum Beispiel eine Lohnbuchhaltung. Mehr zur Buchhaltung: Buchhaltung für Gründer.
Dieser Beitrag gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen und weiterführende Links
- Nachweisgesetz (NachwG)
- Mindestlohngesetz (MiLoG)
- Bundesagentur für Arbeit
- Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (Berufsgenossenschaften)
Stand: 18. Oktober 2026. Gesetze, Förderbedingungen und Plattformregeln ändern sich – maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung der verlinkten Stelle.
Häufige Fragen
Muss ich einen schriftlichen Arbeitsvertrag haben?
Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen nachgewiesen werden. Ein schriftlicher Vertrag ist dafür der sicherste Weg.
Kann ich die Lohnabrechnung selbst machen?
Ja, mit geeigneter Software. Wegen der vielen Regeln übergeben viele kleine Unternehmen sie an die Steuerberatung.