ZUGFeRD-Format erklärt: Versionen und Profile

Kurz gesagt

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): eine lesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT CII. Als E-Rechnung zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Aktuell ist Version 2.5.2 vom 4. August 2026, technisch identisch mit Factur-X.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein kostenloses, hybrides Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei, die Menschen lesen, enthält eine eingebettete XML-Datei, die Programme automatisch verarbeiten. Das XML folgt der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Herausgeber ist das FeRD zusammen mit dem französischen FNFE-MPE; dort heißt das Format Factur-X.

Zwei Teile, ein Inhalt: PDF und XML müssen inhaltlich identisch sein.
Das XML ist führend: Ist die Datei eine E-Rechnung, gehen bei Abweichungen die XML-Daten dem PDF vor.

Im XML stehen die Rechnungsdaten als Datenfelder – bei einer E-Rechnung alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, etwa die Zahlungsbedingungen im Element ram:SpecifiedTradePaymentTerms; lesbar macht es eine Visualisierungsanwendung. Pro PDF ist nur eine Rechnungsdatei zulässig, bezeichnet als „factur-x.xml“ bzw. „xrechnung.xml“.

ZUGFeRD eignet sich laut FeRD für B2B, B2C und B2G. Der Bund verlangt aber grundsätzlich XRechnung und nimmt ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG nur als reine XML-Datei ohne PDF an. Den Formatvergleich findest du in XRechnung oder ZUGFeRD?, die Fristen in E-Rechnung-Pflicht.

Unterschied zwischen ZUGFeRD 1.0 und 2.0

Der wichtigste Unterschied: ZUGFeRD 2.x setzt die EU-Norm EN 16931 um, ist mit Factur-X deckungsgleich und zählt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung. ZUGFeRD 1.0 von 2014 entstand vor der Norm (2017) und erfüllt diese Punkte nicht. 2.0 erschien im März 2019, 2.0.1 mit Korrekturen zur Normkonformität im Oktober 2019.

Merkmal	ZUGFeRD 1.0	ZUGFeRD 2.x
Grundlage EN 16931	nein	ja, ab 2.0
XML-Syntax	ältere UN/CEFACT-Fassung	mit 2.0 auf CII D16B umgestellt, neue XML-Pfade
Container	PDF/A-3	PDF/A-3
Profile	u. a. COMFORT	COMFORT heißt jetzt EN 16931
E-Rechnung nach UStG	nein	ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC WL

Software, die nur 1.0 liest, braucht deshalb eine Weiche für beide Versionen.

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026. Für voraussichtlich Herbst 2026 ist das nächste Release angekündigt, unter anderem mit Bruttorechnungen. Die Spezifikationen haben kein Ablaufdatum – außer beim Profil XRECHNUNG, das der gültigen XRechnung-Spezifikation folgen muss.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

Es gibt fünf Datenprofile plus das Referenzprofil XRECHNUNG. Sie bestimmen, wie viele Daten im XML stecken und ob es eine E-Rechnung oder nur eine Buchungshilfe ist.

Profil	Inhalt	E-Rechnung (ab 2.0.1)
MINIMUM	Käufer, Verkäufer, Gesamtbetrag, Gesamtsteuer	nein
BASIC WL	Buchungsdaten ohne Positionen	nein
BASIC	Untermenge der EN 16931, einfache Rechnungen	ja
EN 16931 (COMFORT)	bildet die EN 16931-1 vollständig ab	ja
EXTENDED	Erweiterung, z. B. mehrere Lieferorte	ja
XRECHNUNG	bettet eine XRechnung (CII) ins PDF ein	ja

Für EU-konforme Rechnungen empfiehlt das FeRD EN 16931. Skonto geht in BASIC und EN 16931 nur als Freitext; strukturiert in EXTENDED, im Profil XRECHNUNG mit der Schreibweise #SKONTO#.

ZUGFeRD 1.0, MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung. Enthält das PDF alle Pflichtangaben, ist die Datei eine sonstige Rechnung. Zwischen inländischen Unternehmen ist sie – von Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 € abgesehen – nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers erlaubt: für Umsätze aus 2025/2026 bis Ende 2026, für Umsätze aus 2027 bis Ende 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug (§ 27 Abs. 38 UStG).

So erstellst, prüfst und archivierst du ZUGFeRD-Rechnungen

Erstellen: Das Rechnungsprogramm erzeugt PDF und XML aus denselben Daten und bettet das XML ein.
Prüfen: Bei Formatfehlern ist die Datei laut BMF keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung – prüfe also vor dem Versand. Auf das Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu Format und Geschäftsregeln darfst du dich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen; die inhaltliche Prüfung ersetzt das nicht.
Versenden: E-Mail, Upload, Rechnungsportal oder Peppol – der Weg ist nicht festgelegt.
Empfangen: XML anzeigen, prüfen, verarbeiten; Abweichungen zum PDF mit dem Absender klären.
Archivieren: Acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG), im empfangenen Format und maschinell auswertbar – ein Ausdruck genügt nicht. Mehr in GoBD einfach erklärt.

ZUGFeRD in eigener Software statt im Abo-Tool

Weil ZUGFeRD ein kostenfreier Standard ist, brauchst du nicht zwingend ein Abo. Zu jeder Version gibt es ein kostenloses FeRD-Infopaket mit Schemadateien und Codelisten. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme können ZUGFeRD, du kannst es aber auch über Schnittstellen in eigene Software einbinden. Das lohnt sich, wenn Rechnungen in Shop oder CRM entstehen oder E-Rechnungen automatisch in die Buchhaltung sollen.

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Dieser Beitrag gibt den Stand Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung.

Quellen und weiterführende Links

Stand: 28. Oktober 2026. Gesetze, Förderbedingungen und Plattformregeln ändern sich – maßgeblich ist jeweils die aktuelle Fassung der verlinkten Stelle.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD EXTENDED eine gültige E-Rechnung?

Ja, ab Version 2.0.1; das BMF nimmt nur MINIMUM und BASIC WL aus. Das FeRD sieht für EXTENDED wie für BASIC eine Absprache mit dem Empfänger vor, Pflicht ist der Empfang dort nur bei EN 16931 und XRECHNUNG. Welches zulässige Format ihr nutzt, klärt ihr laut BMF zivilrechtlich untereinander.

Wo finde ich ein ZUGFeRD-XML-Beispiel?

Im kostenlosen FeRD-Infopaket und unter „ZUGFeRD-Beispielrechnungen“ auf ferd-net.de, etwa für Dauermiete oder Bau.

ZUGFeRD erklärt: Format, Versionen und Profile der E-Rechnung