Pflichtangaben auf Rechnungen: Was auf jede Rechnung muss

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem du über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnest – egal, wie du es nennst. Welche Angaben hineingehören, regelt § 14 Abs. 4 UStG:

Warum so genau? Dein Kunde darf die Vorsteuer nur abziehen, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 UStG). An Unternehmen rechnest du innerhalb von sechs Monaten ab (§ 14 Abs. 2 UStG), im Inland grundsätzlich als E-Rechnung – Fristen und Übergangsregeln erklärt E-Rechnung-Pflicht.

Wie muss die Rechnungsnummer aussehen?

Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die du für jede Rechnung nur einmal vergibst (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Laut IHK Berlin mit Verweis auf den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.5 Abs. 10) gilt:

• Lückenlos ist nicht zwingend. Entscheidend ist, dass jede Nummer einmalig ist.
• Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa je Jahr, Monat oder Filiale.
• Buchstaben dürfen vorkommen, zum Beispiel „RE-2026-0147“.
• Dauerverträge wie Miete oder Wartung brauchen nur einmal pro Vertrag eine Nummer.

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Dann reichen nach § 33 UStDV vier Angaben:

1. vollständiger Name und Anschrift von dir als leistendem Unternehmer
2. Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe plus Steuersatz (oder Hinweis auf die Steuerbefreiung)

Name des Kunden, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum entfallen. Kleinbetragsrechnungen darfst du immer auf Papier oder als PDF schicken. Die Erleichterung gilt nicht für Reverse-Charge-Leistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe (§§ 13b, 6a, 3c UStG).

Was gilt für Kleinunternehmer, Anzahlungen und Reverse Charge?

Kleinunternehmer: Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und bleibt er im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 Euro, sind deine Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei. Nach § 34a UStDV genügen dann Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung und der Betrag in einer Summe mit Hinweis auf die Befreiung, etwa: „Gemäß § 19 UStG gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.“ Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie (§ 14c Abs. 2 UStG). Mehr unter Kleinunternehmerregelung.

Anzahlungen: Es gelten dieselben Pflichtangaben (§ 14 Abs. 5 UStG); statt des Leistungsdatums steht der Zahlungstag, wenn er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht. Die Schlussrechnung zieht Anzahlungen und deren Steuer wieder ab.

Reverse Charge: Schuldet dein Kunde die Steuer, etwa bei bestimmten Bauleistungen oder Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland, steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ – ohne Umsatzsteuer (§ 14a UStG). Bei EU-Leistungen gehören beide USt-IdNrn. dazu.

Wie korrigierst du eine fehlerhafte Rechnung?

Fehlt eine Angabe oder ist sie falsch, kannst du die Rechnung berichtigen: Du übermittelst nur die fehlenden oder korrigierten Angaben in einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, etwa „Berichtigung zur Rechnung RE-2026-0147 vom 3.11.2026“ (§ 31 Abs. 5 UStDV). In der Praxis stornieren viele stattdessen die ganze Rechnung und stellen eine neue aus.

Zwei Punkte solltest du kennen: Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Und alle Rechnungen – ausgestellte wie erhaltene – bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG).

Checkliste: Rechnung vor dem Versand prüfen

1. Name und Anschrift beider Seiten sowie deine Steuernummer oder USt-IdNr. vollständig?
2. Rechnungsnummer neu und im richtigen Nummernkreis?
3. Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt und konkrete Leistungsbeschreibung vorhanden?
4. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt – oder Hinweis auf § 19 UStG?
5. Sonderfall wie Anzahlung, Reverse Charge oder Gutschrift berücksichtigt?
6. Empfänger ein Unternehmen im Inland? Dann E-Rechnungsformat prüfen.

Für Rechnungen an Unternehmen brauchst du ein E-Rechnungsformat – spätestens dann lohnt sich Software, siehe Buchhaltung automatisieren. Passt keine Standardlösung, entwickeln wir mit SOFTWARE.LÖSUNGEN die passende; beim Gründen begleitet dich START.UP.

Dieser Beitrag gibt den Stand November 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung.